Vertrieb aufbauen – 7 Schritte für nachhaltigen Erfolg

Eine maßgeschneiderte Vertriebsstruktur, die die Verkaufseffizienz steigert, lässt sich jedoch in sieben Schritten aufbauen. In diesem Artikel erklären wir, was genau unter einer Vertriebsstruktur zu verstehen ist und warum sie ein kritischer Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens ist. Erfahren Sie, wie Sie in sieben Schritten einen erfolgreichen Vertrieb aufbauen.

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Was ist eine Vertriebsstruktur?

Was ist Vertrieb?

Der Vertrieb befasst sich mit der Koordination und Durchführung aller Aktivitäten, die darauf abzielen, Produkte oder Dienstleistungen an Kunden zu verkaufen. Dazu zählen das Aufspüren potenzieller Kunden, das Erstellen von Angeboten sowie der eigentliche Verkaufsvorgang und die nachfolgende Kundenbetreuung.

Eine Vertriebsstruktur beschreibt die Organisationsweise dieser Verkaufsprozesse, einschließlich der verwendeten Technologien, der Aufgabenverteilung innerhalb des Verkaufsteams und der genutzten Vertriebskanäle. Jedes Unternehmen muss hierbei eine eigene Herangehensweise wählen, die stark von der Zielgruppe, der Branche und der Größe des Unternehmens abhängt.

Vertriebsstruktur aufbauen in sieben Schritten

Wie genau lässt sich ein erfolgreicher Vertrieb aufbauen? Auch wenn der Aufbau eines Vertriebs eine individuelle Angelegenheit ist, gibt es einige grobe Leitlinien, an denen sich Unternehmen orientieren können:

1. Definition der Vertriebsziele
2. Analyse der Zielgruppe und Definition des USP
3. Zusammenstellen des Sales Team
4. Auswahl der richtigen Vertriebskanäle
5. Vereinheitlichung und Automatisierung von Prozessen
6. Marketing- und Vertriebsabteilung aufeinander abstimmen
7. Kontinuierliche Fortbildung und Optimierung

Schritt 1: Definition der Vertriebsziele

Wenn Sie den Vertrieb Ihres Unternehmens strukturieren, ist die Festlegung klar definierter Vertriebsziele entscheidend. Definieren Sie so früh wie möglich die Ziele Ihres Vertriebs und legen Sie die Zeiträume fest, in denen diese erreicht werden sollen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Vertriebsaktivitäten systematisch zu überwachen und bei Bedarf anzupassen.

Wichtig ist, dass die Ziele messbar sind und Ihr Erreichen effektiv überwacht wird. Durch kontinuierliches Vertriebscontrolling halten Sie die Performance Ihrer Strategie stets im Auge. Ein effizientes Werkzeug, das Sie von Beginn an beim Messen Ihrer Vetriebsziele unterstützt, ist ein CRM-System (Customer Relationship Management).

Dieses Tool ist unerlässlich für die Dokumentation von Kundeninteraktionen, die Erfassung von Verhaltensmustern in Angebot und Nachfrage sowie für die Überwachung und Bewertung der Effektivität Ihrer Vertriebsprozesse. Mit den durch das CRM-System generierten Daten können Sie Ihre Vertriebsaktivitäten analysieren und optimieren, was Ihnen einen vollständigen Überblick über die Effizienz Ihres Vertriebs gibt.

Dieses fortlaufende Monitoring bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Ihre aktuelle Geschäftslage zu bewerten, indem Sie beispielsweise offene Angebote mit deren Abschlusswahrscheinlichkeiten und voraussichtlichen Umsatzvolumen gegenüberstellen. Dadurch erhalten Sie stets aktuelle Umsatzprognosen und können feststellen, ob Ihre Vertriebsziele erreicht werden.

Schritt 2: Marktanalyse und USP-Definition

Zu Beginn des Aufbaus eines effektiven Vertriebssystems stehen die genaue Analyse des Marktes und der Wettbewerber, die Bestimmung einer idealen Buyer Persona und die Identifizierung des eigenen Alleinstellungsmerkmals (USP).

Gründliche Marktbeobachtung als Basis für erfolgreichen Vertrieb

Kennen Sie Ihre Konkurrenz! Ein Vertriebsteam, das blind gegenüber seinen Wettbewerbern agiert, wird es schwer haben, sich am Markt zu behaupten. Es ist von entscheidender Bedeutung, genau zu verstehen, wie die Angebote der Konkurrenz funktionieren und performen. 

Dadurch können Sie sich effektiv von Ihren Wettbewerbern abgrenzen oder von ihnen lernen?

Die Beobachtung der Marktführer und ihrer Strategien liefert wertvolle Erkenntnisse, die in die eigene Vertriebsstrategie einfließen sollten. Zudem ermöglicht eine detaillierte Marktanalyse, das eigene Unternehmensimage zu schärfen und die Bedürfnisse sowie Erwartungen der Kunden besser zu verstehen und darauf zu reagieren.

Jeder Vertrieb braucht einen USP

Nach der Marktanalyse sollten Sie den Fokus auf Ihr Unternehmen richten. Fragen Sie sich, in welchen Bereichen Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung die Angebote der Konkurrenz übertrifft. Welchen einzigartigen Mehrwert bietet Ihr Unternehmen, Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung? 

Dieses Alleinstellungsmerkmal, auch bekannt als Unique Selling Proposition (USP), differenziert Ihr Angebot am Markt entscheidend von anderen und ist ein kritischer Faktor für den Verkaufserfolg. Es könnte sich um besondere Features, herausragenden Service oder ein unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis handeln.

Definition der Buyer Persona und Zielgruppe

Die Definition der Zielgruppe ist unumgänglich, um eine zielgerichtete Vertriebsstrategie zu entwickeln. Basierend auf den Ergebnissen der Marktanalyse und den Daten bestehender Kunden sowie generierter Leads werden fiktive, aber realistisch detaillierte Profile potenzieller Kunden entwickelt. Diese Profile nennt man auch Buyer Personas.

Sie umfassen soziodemografische Daten, Interessen und Verhaltensweisen und dienen dazu, den Vertrieb zielgerichtet zu organisieren. Gleichzeitig ermöglicht die Definition der Zielgruppe das Clustern realer potenzieller Kunden anhand spezifischer Merkmale für eine gezielte Ansprache.

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Schritt 3: Sales Team aufstellen und Aufgaben verteilen

Der Aufbau eines leistungsstarken Vertriebsteams ist das Rückgrat jeder erfolgreichen Vertriebsstrategie. Von der idealen Teambesetzung über einen sorgfältigen Onboarding-Prozess bis hin zur kontinuierlichen Weiterbildung – zahlreiche Faktoren tragen dazu bei, dass Ihr Vertriebsteam produktiv und engagiert bleibt.

Klare Rollenverteilung und Einsatz der Teamkompetenzen

Ein gut organisiertes Vertriebsteam zeichnet sich durch klar definierte Zuständigkeiten und eine gerechte Arbeitsverteilung aus. In der Praxis haben sich verschiedene Strukturmodelle bewährt. Jedes dieser Modelle hat seine eigenen Vorteile und kann je nach Unternehmensstruktur und -zielen angepasst werden.

Hunter-Farmer-Modell

Dieses Modell teilt das Vertriebsteam in zwei Hauptrollen: Hunter, die aktiv neue Kontakte knüpfen und Geschäfte abschließen, und Farmer, die sich um die Pflege bestehender Kundenbeziehungen kümmern. 

Diese Rollenverteilung ermöglicht es jedem Teammitglied, sich auf bestimmte Kompetenzen zu spezialisieren, was zu einer effizienteren und zielgerichteteren Kundenbetreuung führt. Auf diese Weise gelingt es Ihnen, ein hochkompetentes Vertriebsnetz aufzubauen.

One-Face-to-the-Customer

Hier betreut ein Vertriebsmitarbeiter den Kunden durchgehend vom Erstkontakt bis zur Nachbetreuung. Dieser Ansatz fördert eine tiefere Kundenbeziehung und sorgt dafür, dass wichtige Informationen über den Kunden nicht verloren gehen. Die Mitarbeiter entwickeln ein umfassendes Verständnis für ihre Kunden, was zu personalisierten Verkaufsstrategien führt.

Sales Pod

Bei diesem Ansatz arbeitet eine Gruppe von Vertriebsmitarbeitern zusammen, um Kundensegmente oder spezifische Märkte zu betreuen. Diese Methode ist besonders für größere Unternehmen geeignet, die eine Vielzahl von Kunden haben. Die klare Aufgabenverteilung innerhalb der Gruppe ermöglicht eine spezialisierte und doch umfassende Kundenbetreuung.

Vom Onboarding bis zur Fortbildung

Ein effektives Onboarding-Programm ist für alle Unternehmensbereiche wichtig. Im Vertrieb ist es jedoch besonders wichtig, dass die Mitarbeiter das Produktportfolio und die Firmenphilosophie vollständig verstehen. Vor allem wenn Sie gänzlich neue Mitarbeiter für Ihren Vertrieb einstellen, sollten Sie das Onboarding so ausführlich und informativ wie möglich gestalten.

Neue Teammitglieder sollten dabei frühzeitig wichtige Kontakte innerhalb des Unternehmens kennenlernen und einen Leitfaden mit allen relevanten Informationen erhalten:

• Unternehmensgeschichte
• Unternehmenswerte
• Vertriebsziele
• Übersicht der wichtigsten Kunden
• Einführung in die verwendete Software

Die Weiterbildung des Vertriebsteams ist ebenfalls von großer Bedeutung. Die rasante Entwicklung neuer Technologien und Vertriebskanäle erfordert regelmäßige Schulungen, um den Mitarbeitern die neuesten Tools und Methoden näherzubringen. Die Wichtigkeit von Schulungen und Weiterbildungen beim Aufbau eines Vertriebs werden wir im siebten Schritt unserer Anleitung nochmal näher erläutern.

Schritt 4: Auswahl der richtigen Vertriebskanäle

Die Bestimmung der passenden Vertriebskanäle ist der nächste Schritt beim Aufbau eines effektiven Vertriebssystems. Es ist entscheidend, dass Sie die Kanäle wählen, die Ihre Zielgruppe am besten erreichen. Der erste Schritt besteht dabei darin, zwischen Direktvertrieb und indirektem Vertrieb zu unterscheiden.

Im Direktvertrieb verkaufen Sie Produkte oder Dienstleistungen direkt an den Endkunden. Dies kann persönlich, über Ihre eigene Website oder durch E-Commerce erfolgen. Der Direktvertrieb ermöglicht eine direkte Kommunikation mit Ihren Kunden, was besonders für maßgeschneiderte Angebote vorteilhaft ist.

Bei der Methode des indirekten Vertriebs verkaufen Sie Ihre Produkte hingegen über Groß- oder Einzelhändler. Dieser Weg kann Ihnen helfen, eine breitere Kundenbasis effizient zu erreichen, ohne jeden einzelnen Verkauf selbst abwickeln zu müssen.

Ein moderner Ansatz ist die Nutzung einer Multichannel-Strategie, bei der mehrere Vertriebskanäle kombiniert werden, um verschiedene Kundensegmente effektiv zu erreichen. Wichtige digitale und traditionelle Kanäle sind dabei:

Digitale Kanäle:

• Unternehmenswebsite
• Online Shops
• Social Media Plattformen
• Online-Marktplätze wie Amazon oder eBay

Traditionelle Kanäle:

• Persönlicher Verkauf
• Telefonverkauf
• Kataloge und Flyer
• Handelsmessen

Beim Aufbau Ihrer Vertriebskanäle ist es ratsam, mit einer Auswahl zu beginnen und diese basierend auf den Rückmeldungen und dem Kaufverhalten Ihrer Kunden anzupassen. Es ist nicht notwendig, sofort alle Kanäle zu nutzen. Stattdessen sollten Sie sich auf jene Kanäle konzentrieren, die die größte Resonanz und das beste Return on Investment (ROI) bieten.

Schritt 5: Vereinheitlichung und Automatisierung von Prozessen

Wenn die Grundstrukturen des Vertriebs erfolgreich aufgebaut wurden, können Prozesse verfeinert, vereinheitlicht und automatisiert werden. Dadurch werden die Vertriebsprozesse effizienter gestaltet und einfach skalierbar.

Ein zentraler Aspekt der Prozessautomatisierung ist die Einführung eines Customer Relationship Management (CRM)-Systems. Dieses ermöglicht eine Dokumentation aller Kundeninteraktionen wie Gesprächsnotizen, Vertragsdetails und Follow-ups, sowie die Automatisierung von Routineaufgaben wie die Erstellung von Berichten oder die Nachverfolgung von Leads.

Kontinuierliche Bewertung und Anpassung

Zudem ist es entscheidend, die eingeführten Prozesse regelmäßig zu bewerten und anzupassen. Dies umfasst eine Performance-Analyse mit regelmäßigen Auswertungen. Auch das Feedback von Mitarbeitern und Kunden kann genutzt werden, um den Vertrieb weiter aufzubauen.

Überwachen Sie die Leistung jedes Vertriebskanals hinsichtlich Umsatz, Kundenfeedback und Kosten. Nutzen Sie diese Daten, um Ihre Strategie zu verfeinern und sicherzustellen, dass Sie Ihre Ressourcen optimal einsetzen. Durch eine sorgfältige Auswahl und kontinuierliche Optimierung Ihrer Vertriebskanäle stellen Sie sicher, dass Ihr Vertriebssystem effizient funktioniert und Ihr Geschäftswachstum unterstützt.

Effizienter Vertrieb durch Standardisierung der Customer Journey

Um einen langfristig erfolgreichen Vertrieb aufzubauen, ist es entscheidend, einen standardisierten Ablauf der Customer Journey zu etablieren. Dies hilft, den Vertriebsprozess zu vereinheitlichen und auf Veränderungen im Markt oder im Kundenverhalten schnell reagieren zu können. 

Ein festgelegter Ansprechpartner innerhalb des Teams sollte für die Überwachung und Anpassung dieses Prozesses verantwortlich sein. In größeren Unternehmen kann ein Organigramm helfen, die Übersicht über die Vertriebsstruktur zu behalten und allen Mitarbeitern die Orientierung zu erleichtern.

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Schritt 6: Marketing- und Vertriebsabteilung aufeinander abstimmen

Marketing und Vertrieb werden häufig als Synonyme verwendet. Und tatsächlich liegt die Bedeutung dieser beiden Bereiche nicht weit auseinander. Die nahtlose Integration von Marketing- und Vertriebsabteilungen ist sogar entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens.

Beide Abteilungen sollten regelmäßig kommunizieren, um sicherzustellen, dass ihre Aktionen und Kampagnen gut koordiniert sind. Dabei ist es wichtig, dass beide Teams die Arbeit und Herausforderungen des anderen verstehen und schätzen. In der Praxis bedeutet eine gelingende Marketing-Vertrieb-Kommunikation, dass die Marketing- und Vertriebsteams inhaltlich sehr intensiv miteinander arbeiten sollten.

Die Vorteile einer gut abgestimmten Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb sind vielfältig:

• Höhere Effizienz: Durch die Reduzierung von Reibungsverlusten und die Optimierung der Kommunikationswege werden Ressourcen besser genutzt.
• Stimmige Kommunikation: Indem Marketingbotschaften und Vertriebsansätze nahtlos ineinandergreifen, haben Kunden das Gefühl, dass alle Bereiche des Unternehmens mit einer Stimme sprechen.
• Gesteigerte Verkaufszahlen: Eine enge Abstimmung führt oft zu höheren Conversion-Rates, da die Bedürfnisse der Zielgruppe präziser adressiert werden.

Ein wichtiger Punkt der Symbiose aus Marketing und Vertrieb ist die Lead Generation. Marketingkampagnen sollten so gestaltet sein, dass sie nicht nur Aufmerksamkeit erregen, sondern auch hochwertige Leads für den Vertrieb generieren.

Im Gegenzug sollte der Vertrieb das Marketing darüber informieren, welche Arten von Leads die besten Ergebnisse liefern, um die Marketingstrategien entsprechend anzupassen. So ergibt sich ein stetiges Wechselspiel aus Marketing und Vertrieb. Das verbessert die Effektivität der Kampagnen und die Kundenzufriedenheit.

Schritt 7: Kontinuierliche Fortbildung und Optimierung

Einen Vertrieb gründen und danach zurücklehnen? Das funktioniert nicht! Vielmehr ist die fortlaufende Schulung und Weiterentwicklung von Vertriebsmitarbeitern ein entscheidender Faktor für langfristigen Geschäftserfolg. Im dynamischen Marktumfeld von heute ist es unerlässlich, dass Ihr Vertriebsteam stets auf dem neuesten Stand der Technologien und Verkaufstechniken bleibt.

Dynamische Anpassung an Marktveränderungen durch ständige Optimierungen

Ein effektives Vertriebssystem erfordert eine kontinuierliche Bewertung und Anpassung der Fähigkeiten und Kenntnisse der Mitarbeiter. Dies beinhaltet unter anderem:

• Regelmäßige Schulungen: Planen Sie regelmäßige Trainings für Ihren Vertrieb, um sicherzustellen, dass Ihr Team immer die neuesten Vertriebsstrategien und -werkzeuge kennt.
• Einsatz von Coaches: Engagieren Sie Branchenexperten und Coaches, die praktische Erfahrungen und neue Perspektiven in Ihr Unternehmen bringen.
• Technologie-Upgrades: Halten Sie Ihr Team durch die Implementierung von neuen Vertriebstools und -technologien immer auf dem neuesten Stand der Technik. Dadurch können Vertriebsprozesse immer weiter automatisiert werden. Falls notwendig, können auch Software-Schulungen in das Portfolio an Weiterbildungen integriert werden.

Lebenslanges Lernen: Weshalb Sie Vertriebsmitarbeiter immer weiterbilden sollten

Ein zentraler Aspekt beim Aufbau einer Vertriebsstruktur ist die kontinuierliche Weiterbildung des Teams, die weit über eine einmalige Maßnahme hinausgeht und sich als fortlaufender Prozess etablieren sollte. Zielgerichtete Fortbildungen, die speziell auf die Bedürfnisse und Herausforderungen Ihres Vertriebsteams zugeschnitten sind, stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter stets über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, um effektiv auf dem Markt zu agieren. 

Diese Schulungen können verschiedenste interne und externe Inhalte umfassen. So können sie beispielsweise auf neue Trends im Vertrieb oder alternative Kommunikationskanäle aufmerksam machen. Auch als Einführung in neue Vertriebssoftware oder zum Aneignen zusätzlicher Soft Skills sind Weiterbildungen eine optimale Maßnahme.

Ebenso wichtig sind aber auch fortlaufende Schulungen zum eigenen Unternehmen. Wenn beispielsweise ein neues Produkt auf den Markt gebracht wird, sollten die zuständigen Vertriebsmitarbeiter eine ausführliche Schulung zu dieser Produktneuheit erhalten. Erst mit diesem Hintergrundwissen ist es möglich, das Produkt effektiv zu vermarkten.

Da sich Vertriebsmitarbeiter häufig nicht vor Ort im Büro aufhalten, kann es sinnvoll sein, die regelmäßigen Vertriebsschulungen in Form von E-Learning durchzuführen. Dadurch gelingt es, die zusätzlichen Kosten für die Weiterbildungen möglichst gering zu halten.

Um die Relevanz und Wirksamkeit der Schulungsinhalte zu gewährleisten, ist es eine gute Strategie, internes Feedback durch regelmäßige Leistungsbewertungen als auch externes Kundenfeedback systematisch zu erfassen und zu analysieren. Diese Rückmeldungen können als Grundlage dafür genutzt werden, welche Bereiche in der nächsten Vertriebsschulung besonders stark fokussiert werden sollten.

Fazit

Klar, es gibt keine Zauberformel, die einen Vertrieb erfolgreich macht. Wohl aber gibt es klare Regeln und Abläufe, die sinnvoll sind, um einen starken Vertrieb aufzubauen. Die Festlegung einer durchdachten Vertriebsstrategie ist der erste Schritt zum erfolgreichen Aufbau eines Vertriebssystems. 

Definieren Sie klar, wer Ihre Zielkunden sind, was Ihr Markt bietet und was Sie einzigartig macht. Ein robustes CRM-System ist dabei entscheidend, um Ihre Vertriebsaktivitäten effizient zu verwalten und die Performance kontinuierlich zu analysieren. 

In der Anfangsphase werden Sie als oft selbst die Vertriebsrolle übernehmen, bevor Sie ein professionelles Sales Team aufbauen. Hierbei sollten Sie auf klare Zuständigkeiten achten und sich auf eine festgelegte Strategie fokussieren. Beachten Sie bei all ihren Entscheidungen zudem das Kosten-Nutzen-Verhältnis. 

Weitere Tipps: Eine Multichannel-Strategie, die sowohl Direkt- als auch indirekten Vertrieb einschließt, erweitert Ihre Reichweite. Durch die Verflechtung von Marketing und Vertrieb fördern Sie eine nahtlose Arbeitsweise ganz ohne Missverständnisse. Und eine stetige Weiterbildung Ihres Teams ist schließlich essenziell, um auf dem Markt erfolgreich zu bleiben und sich als vertriebsstarkes Unternehmen zu etablieren.

FAQ – häufig gestellte Fragen zum Vertriebsaufbau

Wie baut man eine Vertriebsstruktur auf?

Der Aufbau einer Vertriebsstruktur beginnt mit der Definition der Vertriebsziele, Zielkunden und der zu verwendenden Vertriebskanäle, um eine effektive Reichweite aufzubauen. In diesem Sinne kann auch die passende Kundenansprache entwickelt werden. Anschließend implementiert man passende Prozesse und Tools wie CRM-Systeme, um die Aktivitäten zu koordinieren und die Effizienz der Vertriebsabläufe kontinuierlich zu verbessern.

Was ist der erste Schritt beim Aufbau eines Vertriebssystems?

Der erste Schritt beim Aufbau eines effektiven Vertriebssystems ist die sorgfältige Planung und Definition Ihrer Vertriebsstrategie. Dazu gehört das Festlegen Ihrer Zielkunden, des Zielmarktes und Ihrer Alleinstellungsmerkmale (USP). Auf diese Weise gelingt es, im folgenden Prozess des Vertriebsaufbaus fundierte Entscheidungen zu treffen.

Welche Rolle spielen CRM-Systeme im Vertriebsaufbau?

CRM-Systeme sind entscheidend für die Organisation, das Management und die Auswertung von Vertriebsaktivitäten. Sie helfen bei der Speicherung von Kundendaten, Überwachung von Verkaufschancen und der Optimierung der Kundeninteraktionen, was eine zielgerichtete Kommunikation ermöglicht. Somit nehmen CRM-Systeme dem Vertriebsteam jede Menge Routinearbeit ab.

Wie kann ich mein Vertriebsteam effektiv schulen und weiterbilden?

Kontinuierliche Schulungen und Fortbildungen sind essenziell, um Ihr Vertriebsteam auf dem neuesten Stand zu halten und ihre Fähigkeiten zu verbessern. Investieren Sie in regelmäßige Trainingsprogramme, die sowohl Produktkenntnisse als auch Verkaufsfähigkeiten umfassen, und nutzen Sie externe Coachings, um spezifische Fähigkeiten und Strategien zu vermitteln.